公司文件编号规定

发布时间:2020-11-20 来源: 事迹材料 点击:

 文件编号规定

 1. 目的 为了规范地管理本公司的各种文件,技术文档,记录,项目和合同,对它们的编号方法作出统一规定。

 2. 适用范围 适用于质量体系文件,文件执行过程中产生的各种技术文档,记录,项目和合同的编号。

 3. 术语及缩略语 本程序采用NQ402100《质量手册》中的术语和缩略语及其定义。

 4. 编号规定 4.1

  编号分类 受本规定控制的对象分为如下几类:

 1) 质量体系文件; 2) 签定后的合同; 3) 因执行质量体系文件而产生的各种评审结果,报告等质量记录。

 4.2

  编号的制定 4.2.1 质量体系文件的编号 质量体系文件的编号使用8位符号表示:“ccdddnnn”。各符号位的含义如下:

 1) “cc”为质量管理体系文件分类代号,取两位字母编号,共有三种情况:

 “NQ”为质量手册代号; “NP”为程序文件代号; “NW”为支持性文件代号; 2) “ddd“为该文件描述的质量体系要素在ISO9000-3:1994中的章节号,取三位数字编号。例如,某文件描述的活动是合同评审,对应于ISO9000-3中的要素是“5.2 合同评审”,则该文件的编号中此三位是“502”,以此类推。《质量手册》的编号中此三位为“402”。

 3) “nnn 序列号,取三位数字。第一位表示该文件在其对应的质

 量要素中的分类号。例如,要素“5.2合同评审”对应的两个文件:《产品策划与龙8国际分析》与《合同评审》,其中《产品策划与龙8国际分析》对应的分类号为“1”,其编号为“NP5021zz” ,《合同评审》对应的分类号为“2”,其编号为“NP5022zz”;第二,三位为流水号,取值范围是“00~99”。至此《合同评审》的完整编号为“NP502200”。

 4.2.2 表格文件的编号 各种记录表格也是质量体系文件的一部分,其编号与对应的体系文件相关联,用九位符号表示:ccxxxxxxd 1) “cc”为质量记录代号,取两位固定字母“NR”表示。

 2) “xxxxxx”为该表格文件对应的体系文件编号的后六位。假如:某体系文件的文件编号位NP404100,那么,该文件的所有质量记录的编号中此六位是“404100”; 3) “d”为相应程序文件质量记录扮类顺序号,取一位大写字母表示,取值范围是“A~Z”。例如,某执行程序文件时要产生两种质量记录,则它们的分类号分加别为A和B。

 4.2.3 合同编号 4.2.3.1 本公司与国外公司签定的合同的编号用七位符号表示:“ssyyyynnn”。

 各符号位的含义如下 1) “ss”为国外公司名称的代号,用两位大写字母表示。例如,日本NIKON株式会社代号为“NN”,国外公司名称的代号由项目管理部统一给定; 2) “yyyy”为年份代号,用四位数字表示。例如,1997年记为“1997”; 3) “nnn”此三位是顺序号,从每年的元月一号起,按项目立项的先后顺序编号:001~999。

 4.2.3.2

 本公司与国内单位签定的合同的编号用十七位符号表示:“sssxxttyyyymmnnnz”。各符号位的含义如下:

 1) “sss”为本公司名称固定代号“NAS”;2) “xx”为合同种类号,其中:“SI”为系统集成分销合同,“SO”为软件集成合同; 3) “tt”为本公司及各分支机构所在地的地域名代号,用两位字母表示。例如,“SY”表示沈阳,“DL”表示大连; 4) “yyyymm”为年份和月份代号,用六位数字表示。例如,1997年5月记为

 “199705”; 5) “nnn”为顺序号,用三位数字表示。从本年的第一天起,按合同签定的先后顺序编号:001~999; 6) “z”的意义为:“A”表示合同为正式合同书,“B”表示合同为销售确认书。

 4.2.4 项目编号 4.2.4.1 国际项目的项目编号通常可以延用对方的项目编号,需自主编制时同国内项目。

 4.2.4.2

 国内项目的项目编号表示为:“ssxxyyyynnnd”。各符号位的含义如下:

 1) “ss”为开发该项目的本公司各事业部或分公司的缩写代号,用两位大写字母表示。例如,“UO”表示UO事业部; 2) “xx”为产品系列编号,用两位数字表示。

 3) “yyyy”为项目立项年份代号,用四位数字表示。例如,1997年记为“1997”; 4) “nnn”为顺序号,用三位数字表示:“001~999”。按立项的先后顺序编号。

 5) “d”为可选项,当一份合同对应多个项目或一个项目又分为若干子项目时使用该选项。

 4.2.5 质量记录编号原则 除公司有统一要求的记录外,各部门产生的质量记录由本部门自行确定记录编号方式。原则如下:一个编号可由以下几部分组成 部门代号__分类号__年份__人名缩写__流水号。

 各部门在编号时可选择其中的几项或全部,部门代号和分类号至少选择一个。部门代号一般为两个字母,分类号为两到三个字母,可由本部门自己定义。年份最多由八位数字组成,如1999年4月20日可记为1999或记为199904也可记为19990420。

 4.3

 编号的使用 质量体系文件的编号在编写之前由质量保证部门给定;项目编号在下达项目任务书时,由项目管理部门给定;合同编号在其签定之后,由市场营销部门或项目管理部门给定。质量记录的编号以易于区分不会引起混乱为原则,当某项质量活动只可能产生一个质量记录时,可不必再进行编号。

 5. 引用文件 (无)

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